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Politique de traitement des emails

Comment nous gérons vos communications par email

Introduction

La présente politique décrit comment Another collecte, traite et protège les données issues de vos communications par email avec notre équipe.

Nous nous engageons à traiter vos emails de manière responsable et conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Données collectées via email

Informations que nous collectons

Lorsque vous nous contactez par email, nous collectons :

  • Votre adresse email
  • Votre nom (si mentionné)
  • Le contenu de votre message
  • Les pièces jointes éventuelles
  • Les métadonnées techniques (date, heure, serveur d'origine)

Emails automatiques

Certains emails sont envoyés automatiquement par nos systèmes :

  • Confirmations de réception de formulaires
  • Réponses automatiques en cas d'absence
  • Notifications liées à nos services

Utilisation des données

Finalités du traitement

Vos emails sont traités pour :

  • Répondre à vos demandes et questions
  • Assurer le suivi de nos échanges
  • Améliorer la qualité de notre service client
  • Constituer une preuve en cas de litige

Base légale

Le traitement de vos emails repose sur :

  • Votre consentement implicite (vous nous contactez volontairement)
  • L'exécution d'un contrat (si applicable)
  • Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes

Conservation des emails

Durée de conservation

Vos emails sont conservés selon les règles suivantes :

  • Demandes commerciales : 3 ans après le dernier échange
  • Emails liés à un projet : durée du projet + 5 ans (obligations légales)
  • Réclamations : 5 ans à compter de la résolution
  • Candidatures : 2 ans maximum

Archivage

Les emails peuvent être archivés pour des raisons légales ou contractuelles. Les archives sont stockées de manière sécurisée avec un accès restreint.

Sécurité

Mesures de protection

Nous mettons en place les mesures suivantes :

  • Chiffrement des communications (TLS)
  • Authentification renforcée de nos comptes email
  • Filtrage anti-spam et anti-phishing
  • Sauvegardes régulières et sécurisées
  • Accès limité aux personnes autorisées

Confidentialité

Seuls les membres de l'équipe concernés par votre demande ont accès à vos emails. Nous ne partageons jamais le contenu de vos communications avec des tiers, sauf obligation légale.

Vos droits

Droits applicables

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données email :

  • Droit d'accès : obtenir une copie de vos échanges avec nous
  • Droit de rectification : corriger des informations erronées
  • Droit à l'effacement : demander la suppression de vos emails
  • Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements

Exercer vos droits

Pour exercer vos droits, contactez-nous :

  • Par email : dpo@another.fr
  • Par courrier : Another, 2 rue le Bouteiller, 35000 Rennes

Nous répondons à votre demande sous un mois maximum.

Newsletter et emails marketing

Inscription

Nous envoyons des emails marketing uniquement si vous y avez consenti explicitement (inscription newsletter, case cochée).

Désinscription

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment :

  • Via le lien de désinscription présent dans chaque email
  • En nous contactant directement

Prestataires techniques

Hébergement email

Nos emails sont hébergés par des prestataires conformes au RGPD, avec des serveurs situés dans l'Union Européenne.

Outils de gestion

Nous utilisons des outils de gestion de la relation client (CRM) pour organiser nos échanges. Ces outils sont sélectionnés pour leur conformité RGPD.

Modifications

Cette politique peut être mise à jour à tout moment. Les modifications prennent effet dès leur publication sur cette page.

Contact

Pour toute question concernant le traitement de vos emails :